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Geschäftszimmer der Leitung des Fachdienstes Jugend/Soziale Dienste

Art:
Teilzeit
Bewerbungsfrist:
07.01.2024
Ort:

Kreis Pinneberg

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

bis EG 5 TVöD

Stellenbeschreibung:

Geschäftszimmer

der Leitung des Fachdienstes Jugend/Soziale Dienste

Willkommen im kleinsten und einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.000 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 315.000 Menschen – individuell, freundlich und verbindlich.

Sie sind ein Organisationstalent und haben Erfahrung in einem Geschäftszimmer? Sie haben Lust, die Fachdienstleitung sowie das Team darum mit großer Leidenschaft und Empathie zu unterstützen? Dann sollten wir uns unbedingt mal kennenlernen.

Sie treffen auf den Fachdienst Jugend/soziale Dienste mit seinen insgesamt über 160 kompetenten, netten, engagierten und zuverlässigen Kollegen*innen. Im Geschäftszimmer der Fachdienstleitung laufen alle Belange des Fachdienstes und des Jugendamtes zusammen. Es erwartet Sie eine vielseitige Tätigkeit in einem vielseitigen Fachdienst.

Sie werden Teil des Teams im Fachdienst, welches aktuell aus 11 Teams, zwei Abteilungen und der Fachdienstleitung besteht, die Ihnen gemeinsam eine gute Einarbeitung und eine aktive Unterstützung ermöglichen werden. Wir legen Wert auf flache Hierarchien sowie einer transparenten und von Wertschätzung geprägten Kommunikation. Uns ist außerdem eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren freien Trägern und allen anderen Akteuren im Netzwerk der Jugendhilfe des Kreises Pinneberg sehr wichtig, diese leben wir seit vielen Jahren.

Das sind Ihre Aufgaben:

  • Geschäftszimmer für den Fachdienst, u.a. Postverteilung, einschließlich digitale Posteingänge, Telefon, Buchung von Räumlichkeiten und Organisation von Ressourcen, Zusammenstellung von Tagesordnungen, Erstellung und Versand von Einladungen, Erstellung und Versand von Niederschriften
  • Terminkoordination für den Fachdienst- und Jugendamtsleiter
  • Bei Abwesenheit des Fachdienstleiters an ihn herangetragene Sachverhalte annehmen und eigenverantwortliche Bearbeitung (einschl. Posteingang)
  • Ansprechpartner*in allen Belangen für die Kolleginnen und Kollegen des Fachdienstes und fachdienstübergreifend sowie für Bürger*innen und Leistungserbringer
  • Bearbeitung des Umlaufwesens/Fachzeitschriften
  • Überwachung und Bewirtschaftung von Fachdienstbudgets
  • Planung und Koordination von Material- und Mobiliarbeschaffungen, Literaturbestellung
  • Organisation, Vorbereitung, Teilnahme und Protokollführung in der Fachdienstbesprechung
  • Abwesenheitsvertretung der Geschäftsführung des Jugendhilfeausschusses

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Die Befähigung für das 2. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 allgemeine Dienste oder eine Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten. Alternativ verfügen sie über eine kaufmännische Ausbildung, mit entsprechender Erfahrung im Geschäftszimmer
weitere Voraussetzungen:
  • Sicheren Umgang mit Word, Excel, Outlook und dem Internet
  • Idealerweise Haushalts- und kassenrechtliche Grundkenntnisse
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, umsichtig und weitsichtig zu arbeiten
  • Fähigkeit, sich selbständig und eigenverantwortlich in Thematiken einzuarbeiten
  • Eine hohe Sozialkompetenz und wirtschaftliches sowie kunden*innenorientiertes Handeln
  • Selbstständige Arbeitsweise und ein hohes Engagement
  • Ein gutes Verhandlungsgeschick und eine gute Kompromissfähigkeit
  • Einen sorgfältigen Umgang mit sensiblen Daten und Informationen
Wir Bieten:

Darauf können Sie sich freuen:

  • Auf eine unbefristete Teilzeitstelle mit 28,5 Stunden und bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen Eingruppierung bis EG 5 TVöD
  • Eine tarifliche Jahressonderzahlung und ein jährliches Leistungsentgelt sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  • Flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice Möglichkeiten und 30 Tagen Urlaub pro Jahr
  • Ein großes Angebot in- und externer Fortbildungen
  • Vielfältige Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • Eine große Anzahl von Betriebssportmöglichkeiten und unser Firmenfitness in Zusammenarbeit mit EGYM Wellpass
  • HVV ProfiTickets und Fahrradleasing inklusive Arbeitgeberzuschuss
Besonderheiten:

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.

Gewünschte Bewerbungsform:

Neugierig geworden?

Dann sind wir schon gespannt auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte bis zum 07.01.2024 über unsere Homepage im Karriereportal unter Aktuelle Stellenangebote  über das Online-Bewerberportal einstellen.

Nähere Informationen:

Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes stehen Ihnen gern der Fachdienstleiter, Herr Christoph Helms, unter Telefon (04121) 4502 3390, und die Abteilungsleiterin Verwaltung sowie stellvertretende Fachdienstleiterin, Frau Christiane Timmermann, unter Telefon (04121) 4502 3660, gern zur Verfügung. Ihre Ansprechpartnerin zum laufenden Auswahlverfahren ist Frau Bianca Krappel, Telefon (04121) 4502 1291.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

www.kreis-pinneberg.de

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