Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Hauptamt für die Gremienarbeit und persönliche Assistenz der Verwaltungsleitung
- Art:
- Vollzeit
- Bewerbungsfrist:
- 08.06.2025
- Befristung:
- unbefristet
- Entgeltgruppe:
bis EG 9a TVöD
- Stellenbeschreibung:
Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Hauptamt für die Gremienarbeit und persönliche Assistenz der Verwaltungsleitung
Vollzeit (39 Std./Woche)
unbefristet / bis EG 9a TVöD
Der Tätigkeitsbereich umfasst schwerpunktmäßig insbesondere folgende Aufgaben:
Gremienarbeit/ Ratsinformationssystem/ Allris
- Protokollführung in den Gremien (ca. 45 Abendtermine im Jahr)
- Betreuung der Sitzungen inkl. Raumbuchungen und Vorbereitung der Sitzungsräume
- Zusammenstellung und Abstimmung der Tagesordnungen
- Bekanntmachung/ Veröffentlichung
- Hilfestellung und Anforderung der Vorlagen aus den Fachbereichen
- Fertigen von Beschlussauszügen
- Nachverfolgung der Beschlüsse in Zusammenarbeit mit der Hauptamtsleitung
- Administration von Allris
- Hilfestellung an die Beschäftigten sowie Mitglieder der Gemeindevertretung und Ausschüsse
Persönliche Assistenz
- Filterfunktion aller eingehenden Anrufe, Briefe, E-Mails (E-Mails werden teilweise nur noch vom Vorzimmer gelesen/geprüft, aufbereitet), Entscheidung über direkte Vorlage oder Umverteilung, Priorisierung, inhaltliche Auseinandersetzung
- inhaltliche und fachliche Vorbereitung von Vorgängen für die Bürgermeisterin
- Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit Verwaltungsleitung
- Beschwerdemanagement, eigenständige Beantwortung von Anfragen von Bürger:innen, insbesondere Koordination der Mailbearbeitung
- Führen der digitalen Akten der Bürgermeisterin im Dokumentenmanagementsystem
- Geschäftszimmertätigkeiten (Telefon, Terminkoordination)
- Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen der Bürgermeisterin
Eine Zuordnung bzw. Änderung von Aufgaben bleiben vorbehalten.
Ihre Voraussetzungen:
- Abschluss:
- einen erfolgreichen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I
- weitere Voraussetzungen:
- Voraussetzung der Gremienarbeit ist auch die Arbeit in den Abendstunden
- eigenständiges, strukturiertes und sorgfältiges Arbeiten
- Souveränität, Freundlichkeit, Belastbarkeit
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- ausgeprägte Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Office-Produkten und Freude am Arbeiten mit mobiler Hard- und Software
- eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Medienkompetenz
Sie sind sich der besonderen Verantwortung dieser Position bewusst. Ein Höchstmaß an Verschwiegenheit und Loyalität ist für Sie selbstverständlich.
- Wir Bieten:
Die Eingruppierung erfolgt nach den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
- Besonderheiten:
Die Vorgaben des Schwerbehindertengesetzes bzw. des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), sowie des Gesetzes zur Gleichstellung der Frauen im öffentlichen Dienst für SH (GstG), werden berücksichtigt.
- Gewünschte Bewerbungsform:
Bei Interesse senden Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis zum 08.06.2025 an die
Bürgermeisterin der Gemeinde Scharbeutz
Am Bürgerhaus 2
23683 Scharbeutz
oder an die Personalabteilung per E-Mail an:
karina.hintz@gemeinde-scharbeutz.de
Anfallende Bewerbungs- und Reisekosten werden nicht erstattet.
- Nähere Informationen: