Schulsekretär:in (m/w/d)

Art:

Teilzeit

Bewerbungsfrist:

06.05.2026

Beginn:

ab dem 1. Mai 2026 

Ort:

Reinbek

Befristung:

unbefristet

Entgeltgruppe:

EG 6 TVöD-VKA

Stellenbeschreibung:

Sie benötigen ein lebhaftes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, um sich richtig wohl zu fühlen?

Dann haben wir ab dem 1. Mai 2026 die passende Stelle im Sekretariat der Grundschule Klosterbergen in Reinbek für Sie. Als

Schulsekretär:in (m/w/d)

sind Sie mit 24 Stunden pro Woche erste Anlaufstelle für Schüler:innen, Erziehungsberechtigte, Mitarbeiter:innen, Lehrkräfte sowie Besucher:innen.

Sie unterstützen die Schulleitung und tragen mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der Schule bei. Erforderlich ist hierfür ein geübter Umgang mit MS Office.

Die Aufgabenstellung erfordert aufgrund der zahlreichen persönlichen und telefonischen Kontakte eine gute Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, flexibel zwischen Verwaltungstätigkeiten und persönlicher Ansprache wechseln zu können. Dabei behalten Sie stets den Überblick und haben auch in stressigen Situationen den Blick für das Wesentliche.

Zu Ihren Aufgaben zählen u.a.:

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben z.B:

• Selbstständige Bearbeitung der An- und Abmeldungen von Schüler:innen
• Führen der Schüler:innenakten
• Führen des Schulverwaltungsprogrammes
• Berechtigungsprüfung der Schülerbeförderung im Programm OLAV und Fahrkartenausgabe
• Erstellen von Statistiken, Klassen- und Kurslisten

Organisation des Schulbetriebes z.B.:

• Informationsstelle für Schüler:innen, Eltern und Dritte
• Erteilung von Auskünften und allgemeine Korrespondenz am Telefon, per Mail, per Post und auch im persönlichen Kontakt
• Selbstständiges Verwalten der allgemeinen Geschäftsakten, des Postein- und ausgangs und der Terminkoordination
• Organisation von schulischen Veranstaltungen z.B. Tag der offenen Tür, Schnuppernachmittage

Haushalts- und Beschaffungswesen z.B.

• Verwaltung des Schulbudgets und von Projektmitteln
• Durchführung von Bestellungen
• Vorbereitung von Buchungen für die Finanzbuchhaltung
• Führen des Inventarverzeichnisses

Über uns:

Einige Ihrer zukünftigen Kolleginnen und Kollegen sowie unseren Bürgermeister können Sie schon heute auf www.reinbek.de/filme digital kennenlernen.

Reinbek zeichnet sich durch einen hohen Wohnwert in landschaftlich reizvoller Lage zwischen Hamburg-Bergedorf und dem Sachsenwald aus. Am Ort sind alle Schularten, zahlreiche Kinderbetreuungsmöglichkeiten, Freizeit- und Sporteinrichtungen sowie ein Krankenhaus vorhanden. Die Gewerbestruktur ist vielfältig und besteht überwiegend aus mittelständischen Betrieben. Aufgrund der hervorragenden Standortfaktoren sind auch Großunternehmen ansässig.

Die Stadtverwaltung Reinbek ist ein „mittelständischer Betrieb“ mit rund 290 Kolleginnen und Kollegen. Unter unserem Dach vereinen wir 80 verschiedene Lehrberufe und 11 Muttersprachen. Wir organisieren Zusammenleben, unsere Arbeit ist Dienstleistung an unseren Bürgerinnen und Bürgern. Besonders gern wirken wir mit den Akteurinnen und Akteuren unseres Stadtlebens zusammen. Und auch wenn’s mal länger dauert, Stillstand ist nicht unsere Sache. Auch wir wollen immer besser werden und führen dabei Altbewährtes und völlig Neugedachtes zusammen.