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Schulsekretär*in für die Gartenstadtschule im Fachdienst Schule, Sport und Jugend

Art:
Teilzeit
Bewerbungsfrist:
31.03.2024
Beginn:
zum 01.06.2024
Ort:

Neumünster

Befristung:
unbefristet 
Entgeltgruppe:

5 TVöD/VKA

Stellenbeschreibung:

Wir für alle – für eine lebenswerte Stadt

Wir suchen zum 01.06.2024 für unseren Fachdienst Schule, Sport und Jugend eine*n

Schulsekretär*in
für die Gartenstadtschule

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Teilzeit (24,5 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 5 TVöD/VKA.

Die Abteilung Verwaltung, Schul- und Sportmanagement ist für die sachlichen und an den Förderzentren auch teilweise für die personellen Rahmenbedingung zur Sicherstellung eines reibungslosen Schulbetriebes an den insgesamt 22 allgemeinbildenden Schulen im Stadtgebiet verantwortlich. Hierzu gehören auch die verschiedenen Betreuungsmöglichkeiten am Nachmittag, wie z. B. die offene Ganztagsbetreuung. Die Gartenstadtschule ist eine 3-zügige Grundschule mit rund 270 Schüler*innen.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen

  • Fertigung von Schadens-, Diebstahls-, Einbruchs- und Unfallmeldungen
  • Vorbereitung und Fertigung der Zeugnisse
  • Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Neuaufnahme 1. Jahrgang
  • Allgemeine Aktenlage und -verwaltung, Archivführung, Anlage und Pflege der Schülerakten
  • Führung von Krankenlisten des Personals, Führung der Personalnebenakten und sonstige Personalangelegenheiten
  • Erstellung von Kopien, Beglaubigungen und Zweitausfertigungen
  • Erstellung und Auswertung diverser Listen
  • Unterstützung und Mitwirkung bei Planung und Organisation von schulischen Veranstaltungen
  • Materialbeschaffung und -verwaltung
  • Aufnahme zugezogener Kinder
  • Verwaltung und Aktualisierung der verschiedenen Elternaufgaben inkl. Schriftverkehr
  • Sämtliche Schülerangelegenheiten
  • Fundsachen
  • Teilnahme an Dienstbesprechungen

Haushaltsführung

  • Mithilfe bei der Planung sowie Abrechnung des schulinternen Etats
  • Haushaltsüberwachung, Auftragserteilung, Rechnungsbearbeitung
  • Fertigung von Verwendungsnachweisen
  • Inventarverwaltung
  • Aufgaben im Zusammenhang mit "Bildung und Teilhabe" (BUT)

Erstellung und Pflege der Schulstatistik

  • Vorbereitende Tätigkeiten zur Erstellung von Statistiken sowie die Erstellung dieser

Kommunikation in Wort und Schrift

  • Ansprechpartner*in im Vorzimmer der Schulleitung
  • Erledigung des Schriftverkehrs der Schule und der Schulleitung
  • Abwicklung und Betreuung des Publikumsverkehrs
  • Posteingang und -ausgang, E-Mail Posteingang

Allgemeine Unterstützung der Schulorganisation

  • Allgemeine Terminplanung
  • Erste-Hilfe

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gehören zu den vergleichbar Beschäftigten mit der Angestelltenprüfung I
  • Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement) oder über eine vergleichbare dreijährige Berufsausbildung im Bürobereich und mehrjähriger Berufserfahrung in einem Sekretariat
weitere Voraussetzungen:
  • Sie sind sicher im Umgang mit EDV-Programmen (Word, Excel, Outlook, Access, H&H) bzw. sind bereit sich Kenntnisse in kürzester Zeit anzueignen
  • Kenntnisse im Umgang mit Schulverwaltungsprogrammen sind erforderlich oder müssen ggf. in kürzester Zeit erworben werden
  • Mehrjährige und einschlägige Kenntnisse und Erfahrung in der Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben sind von Vorteil
  • Sie sind flexibel und belastbar
  • Eine ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit zeichnen Sie aus
  • Bereitschaft, den Urlaub während der Schulferien zu nehmen
Wir Bieten:

Kommen Sie in unsere Mitte!

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

  • Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen
  • Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
  • Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
  • Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
  • Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
  • Notfallbetreuung für Kinder
  • Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
  • Teilnahme am Fitnessprogramm „EGym/Wellpass“
  • Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket
  • Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote
Besonderheiten:

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Gewünschte Bewerbungsform:

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen, die Sie uns bitte bis zum 31.03.2024 über unser Bewerbungsformular zukommen lassen.

Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden.

Nähere Informationen:

Haben Sie Fragen?

Frau Groeneveld, Abt. Schule und Sport (Tel. 04321-942-3280) erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung.

Frau Stegert, Abt. Personal (Tel. 04321 – 942 2736), erteilt Ihnen gern Informationen zum Stand des Auswahlverfahrens.

www.neumuenster.de

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