Sachbearbeiter*in im Schulsekretariat der Vicelinschule im Fachdienst Schule
- Art:
- Teilzeit
- Bewerbungsfrist:
- 12.12.2025
- Beginn:
- zum 01.02.2026
- Ort:
Neumünster
- Befristung:
- unbefristet
- Entgeltgruppe:
6 TVöD/VKA
- Stellenbeschreibung:
Wir für alle – Arbeiten bei der Stadt Neumünster
Wir suchen zum 01.02.2026 für unseren Fachdienst Schule eine*einen
Sachbearbeiter*in im Schulsekretariat für die Vicelinschule
Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Teilzeit (25,5 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA.
Die Abteilung Schulverwaltung und Schulamt ist für die sachlichen und an den Förderzentren auch teilweise für die personellen Rahmenbedingung zur Sicherstellung eines reibungslosen Schulbetriebes an den insgesamt 22 allgemeinbildenden Schulen im Stadtgebiet verantwortlich. Hierzu gehören auch die verschiedenen Betreuungsmöglichkeiten am Nachmittag. Die Vicelinschule ist eine kulturell vielfältige Grundschule mit rund 200 Schüler*innen aus verschiedenen Nationen.
Ihre zukünftigen Aufgaben:
Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen
- Fertigung von Schadens-, Diebstahls-, Einbruchs- und Unfallmeldungen
- Mithilfe bei der Vorbereitung und Fertigung der Zeugnisse
- Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Neuaufnahme 1. Jahrgang
- Allgemeine Aktenanlage und -verwaltung, Archivführung, Anlage und Pflege der Schülerakten
- Führung von Krankenlisten des Personals, Führung der Personalnebenakten, sonstige Personalangelegenheiten
- Erstellung von Kopien, Beglaubigungen und Zweitausfertigungen
- Erstellung und Auswertung diverser Listen
- Unterstützung und Mitwirkung bei Planung und Organisation von schulischen Veranstaltungen
- Materialbeschaffung und -verwaltung
- Aufnahme zugezogener Kinder
- Verwaltung und Aktualisierung der verschiedenen Elternaufgaben inkl. Schriftverkehr
- Sämtliche Schülerangelegenheiten
- Fundsachen
- Teilnahme an Dienstbesprechungen
Haushaltsführung
- Mithilfe bei der Planung sowie Abrechnung des schulinternen Etats
- Haushaltsüberwachung, Auftragserteilung, Rechnungsbearbeitung
- Fertigung von Verwendungsnachweisen
- Inventarverwaltung
- Aufgaben im Zusammenhang mit „Bildung und Teilhabe“ (BUT)
Erstellung und Pflege der Schulstatistik
- Vorbereitende Tätigkeiten zur Erstellung von Statistiken sowie Erstellung dieser
Kommunikation in Wort und Schrift
- Ansprechpartner*in im Vorzimmer der Schulleitung
- Erledigung des Schriftverkehrs der Schule und der Schulleitung
- Abwicklung und Betreuung des Publikumsverkehrs
- Posteingang und -ausgang, E-Mail Posteingang
Allgemeine Unterstützung der Schulorganisation
- Allgemeine Terminplanung
- Erste Hilfe
Ihre Voraussetzungen:
- Abschluss:
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder gehören zu den vergleichbar Beschäftigten mit der Angestelltenprüfung I
- Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement oder über eine vergleichbare dreijährige Berufsausbildung im Bürobereich und mehrjähriger Berufserfahrung in einem Sekretariat
- weitere Voraussetzungen:
- Sie sind sicher im Umgang mit EDV-Programmen (Word, Excel, Outlook, Access, H&H) bzw. sind bereit sich Kenntnisse in kürzester Zeit anzueignen
- Kenntnisse im Umgang mit Schulverwaltungsprogrammen sind erforderlich oder müssen ggf. in kürzester Zeit erworben werden
- Mehrjährige und einschlägige Kenntnisse und Erfahrung in der Wahrnehmung von Sekretariatsaufgaben sind von Vorteil
- Kommunikationsfähigkeit sowie ein wertschätzender, souveräner Umgang mit Menschen aus vielfältigen kulturellen und sprachlichen Kontexten
- Organisationfähigkeit
- Bereitschaft, den Urlaub während der Schulferien zu nehmen
- Wir Bieten:
Kommen Sie in unsere Mitte!
Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:
- Nutzung des ÖPNV mit Zuschuss zum Deutschlandticket
- Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
- Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
- Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
- Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
- Nutzung des arbeitsmedizinischen Angebots
- Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
- Teilnahme am Fitnessprogramm
- Einen ergonomischen Arbeitsplatz
- Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote
Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2025" von Focus ausgezeichnet.
- Besonderheiten:
Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.
Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
- Gewünschte Bewerbungsform:
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Qualifikationsnachweisen, die Sie uns bitte bis zum 12.12.2025 über unser Bewerbungsformular zukommen lassen.
Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden.
- Nähere Informationen:
Haben Sie Fragen?
Frau Groeneveld, Abt. Schulverwaltung und Schulamt (Tel. 04321 - 942 3280), erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung.
Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung kontaktieren Sie uns gerne in der Zeit von 08:30 Uhr - 13:00 Uhr unter der Telefonnummer 04321 942 - 2450, -2466 oder -2261.