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Sachbearbeiter*in allgemeiner Service/ Registratur

Art:
Voll- und Teilzeit
Bewerbungsfrist:
21.04.2024
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ort:

Landeshauptstadt Kiel

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

EG 5 TVöD

Stellenbeschreibung:

Kiel sucht frische Köpfe.

Kieler Amt für Soziale Dienste sucht Unterstützung

Starten Sie bei uns als

Sachbearbeiter*in allgemeiner Service/ Registratur

(vergütet nach EG 5 TVöD)

und werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil der Kieler Stadtverwaltung unbefristet in Voll- oder Teilzeit.

Was zu tun ist - Ihre neue Aufgabe 

Das Amt für Soziale Dienste begleitet Kieler Bürger*innen in Fragen der Eingliederungshilfe, Hilfen zur Pflege, der Inklusion und dem Quartiersmanagement. Neben dem Referat für Migration, der Geschäftsführung der Beiräte für Senior*innen und Menschen mit Behinderung ist auch der Kommunale Sozialdienst für Erwachsene hier tätig.

Der Allgemeine Service stellt den Geschäftsablauf innerhalb des Amtes sicher. Der Sachbereich ist in Teilbereichen Service-Dienstleister*in für Ämter innerhalb des Dezernats.

Er ist untergliedert in die Bereiche Registratur und Archiv; Arbeitszeiterfassung, Dienstreiseabrechnung, Literatur und Versicherungen; Kundensteuerung und Erstberatung. In allen Fragen ums Gebäude, die Arbeitssicherheit und Ausstattung der Büroarbeitsplätze ist der Sachbereich die Verbindung zu allen zentral bewirtschaftenden Ämtern.

Ihr Aufgabenfeld bei uns liegt im Bereich Registratur und Archiv. Ihre Aufgabenschwerpunkte auf beiden Arbeitsplätzen der Registratur sind folgende:

  • Sie öffnen und verteilen die tägliche Eingangspost.
  • Sie leiten die elektronische Post aus den Funktionspostfächern für E-Mail-Verkehr und Faxe weiter.
  • Sie sind verantwortlich für die Verwaltung des Büromaterialbestandes und Einkauf über die zentrale Beschaffungsstelle der Stadt.
  • Sie verwalten Postwertzeichen und Fahrkarten für den öffentlichen Personennahverkehr.
  • Als Arbeitsmaterial werden in unserem Amt noch zahlreiche Schriften über Abonnements bezogen- in Papier- wie in digitaler Form. Sie sind für die Weiterleitung dieser Schriften an einen ausgewählten Personenkreis verantwortlich.

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Ausbildung. Sie bringen eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung in einer der folgenden Bereichen mit. 
    • Verwaltungsfachangestellte*r
    • Sozialversicherungsfachangestellte*r
    • Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistungen
    • Justizfachangestellte*r
    • Steuerfachangestellte*r
    • Rechtsanwalts-, Notar- oder Patentanwaltsfachangestellte*r oder
    • eine erfolgreich abgeschlossene, mindestens dreijährige kaufmännische Ausbildung.
  • Alternativ verfügen Sie über den abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I.
Führerschein:
Sie verfügen über den Führerschein Klasse B.
weitere Voraussetzungen:

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet - Haltung und Persönlichkeit 

Sie haben die Fähigkeit, den Belangen der einzelnen Bürger*innen verständnisvoll entgegenzukommen und fachkundig damit umzugehen, ohne dabei den Blick für das Allgemeinwohl zu verlieren. Sie verfügen zudem über das psychische Vermögen, auch bei erhöhtem Arbeitsanfall über längeren Zeitraum und schwierigen Lagen den Überblick zu behalten.

Wir Bieten:

Ihre Vorteile

  • ein vielfältiges Arbeitsfeld, das aktive Mitgestaltung erfordert und wünscht
  • den individuellen Aufstieg in den verschiedensten Bereichen der Stadtverwaltung
  • Arbeit für eine Stadt von morgen in interdisziplinären Teams mit fachlicher Expertise
  • Einarbeitung, die auf den eigenen Erfahrungen aufbaut - und diese täglich erweitert
  • passgenaue Pendler*innen-Förderung - via Jobticket oder Förderung privater Fahrradbeschaffung (auch E-Bikes)
  • für Dienstwege: E-Mobilität mittels Carsharing und Nutzung der Kieler „Sprottenflotte“
Besonderheiten:

Gut zu wissen - Besonderheiten Ihrer Stelle 

Die Stelle ist teilbar. In Absprache kann ein Teil der Aufgaben an einem Wochentag im Home-Office erledigt werden.

Das Amt hat außerhalb des Hauptgebäudes einen Lagerraum für den gesamten Altaktenbestand des Amtes und vieler im Sozialrecht tätigen Fachämter angemietet. Für die täglich anfallende Ablage sowie Herausgabe von Unterlagen aus diesem Archiv beschäftigen wir eine Person, für die Sie im Bedarfsfall als Vertretung zuständig sein werden. Im Gegenzug vertritt und unterstützt der*die Kolleg*in Sie fast täglich in ihrem Aufgabengebiet.

Da das Gebäude nicht fußläufig erreichbar ist und die häufig in größeren Mengen anfallenden Unterlagen sicher zu transportieren sind, ist ein PKW-Führerschein und die gesundheitliche Eignung (Heben von schweren Lasten bis zu 20kg) Grundvoraussetzung für eine Beschäftigung in diesem Bereich.

Wir möchten die berufliche Förderung von Frauen im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes verwirklichen. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Von Bewerbungen auf dem Postweg bitten wir abzusehen. Postalisch eingegangene Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens datenschutzkonform vernichtet. Unsere Ausschreibungsgrundsätze finden Sie auch hier: kiel.de/unsere-grundsätze.

Gewünschte Bewerbungsform:

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 21. April 2024 die Referenznummer 02298 an.

Werden Sie Teil des Teams.

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Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Nähere Informationen:

Interessiert? – Wir auch. 

Gern möchten wir Sie kennenlernen! 

Ihr Kontakt bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle ist: Stefan Henschen, Tel.: 0431 901 3243.

Zuständig im Team Personalgewinnung ist: Elena Stiel, Tel.: 0431 901 5193. 

www.kiel.de

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