Assistenz der Projektleitung in der Stabstelle Mobilität

Art:
Voll- und Teilzeit
Bewerbungsfrist:
12.05.2024
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ort:

Landeshauptstadt Kiel

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

EG 6 TVöD

Stellenbeschreibung:

Kiel sucht frische Köpfe.

Kieler Stabstelle OB.M Mobilität sucht Unterstützung

Starten Sie bei uns als

Assistenz der Projektleitung in der Stabstelle Mobilität

(vergütet nach EG 6 TVöD)

und werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil der Kieler Stadtverwaltung unbefristet in Voll- oder Teilzeit.

Was zu tun ist - Ihre neue Aufgabe 

  • Die Stabstelle Mobilität bietet ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet rund um das Thema Stadtbahnplanung. Folgende Aufgaben fallen an:
  • Sie koordinieren, vereinbaren Termine und bereiten diese vor. 
  • Sie empfangen Besucher*innen, vermitteln Gespräche und erteilen Erstauskünfte.
  • Sie sichten die schriftlichen sowie elektronischen Postein- und –ausgänge, bearbeiten und beantworten diese.
  • Sie sind für das Wiedervorlagen-Management zuständig.
  • Sie organisieren Besprechungen und hausinterne Veranstaltungen, stellen hierfür Unterlagen und Arbeitsmaterialien zusammen und übernehmen unterstützende Tätigkeiten bei der Bearbeitung von Themen und Terminen der Stabstellen- und Projektleitung.
  • Sie erstellen und versenden Protokolle.
  • Sie beschaffen Unterlagen für die Stabsstellen- und Projektleitung.
  • Sie beantragen und bereiten Dienstreisen der Stabsstellen- und Projektleitung vor und rechnen die entsprechenden Reisekosten ab.
  • Sie erfassen und erstellen Anträge und Geschäftliche Mitteilungen im Ratsinformationssystem ALLRIS.
  • Sie pflegen Dokumente im Dokumenten-Management-System.
  • Sie erstellen Evaluationsberichte und Statistiken.
  • Sie bearbeiten Krankmeldungen.

Wo Sie wirken - Ihr Arbeitsumfeld

Es besteht ein besonderes Vertrauensverhältnis zur Stabsstellenleitung in einem Umfeld Mitarbeiter*innen verschiedener Berufszweige. Außerdem bestehen häufige Kontakte zur Verwaltungsspitze, zu Leitungskräften anderer Ämter und zu Auftragnehmer*innen. Von Ihnen wird daher ein loyales Verhalten gegenüber der Stabsstellen- und Projektleitung, ein diskreter Umgang mit Informationen und ein freundliches, verbindliches Verhalten erwartet.

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Ausbildung. Sie bringen eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich mit. 
  • Alternativ verfügen Sie über die abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder den abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I.
weitere Voraussetzungen:
  • Fachlichkeit. Sie sind fachlich versiert. Ein sicherer und erfahrener Umgang mit der Standard-Software (Word, Excel, Outlook) ist erforderlich.

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet - Haltung und Persönlichkeit 

Sie können den verwaltungsinternen und externen Belangen verständnisvoll entgegenkommen und fachkundig damit umgehen. Sie verfügen über ein hohes Maß an Flexibilität und können Arbeitsabläufe rationell und zielgerecht planen, koordinieren und durchführen. Darüber hinaus besitzen Sie eine gute Kommunikationsfähigkeit und sind in der Lage, die übertragenen Aufgaben eigenverantwortlich zu übernehmen.

Wir Bieten:

Ihre Vorteile

  • ein vielfältiges Arbeitsfeld, das aktive Mitgestaltung erfordert und wünscht
  • Einarbeitung, die auf den eigenen Erfahrungen aufbaut - und diese täglich erweitert
  • fachliche wie persönliche Fortbildung und Supervisionsangebote, intern wie extern
  • abwechslungsreiche Sport- und Fitnessangebote, einzeln und in Gruppen
  • passgenaue Pendler*innen-Förderung - via Jobticket oder Förderung privater Fahrradbeschaffung (auch E-Bikes)
Besonderheiten:

Gut zu wissen - Besonderheiten Ihrer Stelle 

Gelegentlich fallen Arbeiten auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit an.

Die Stelle ist teilbar. 

Wir möchten die berufliche Förderung von Frauen im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes verwirklichen. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Von Bewerbungen auf dem Postweg bitten wir abzusehen. Postalisch eingegangene Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens datenschutzkonform vernichtet. Unsere Ausschreibungsgrundsätze finden Sie auch hier: kiel.de/unsere-grundsätze.

Gewünschte Bewerbungsform:

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 12. Mai 2024 die Referenznummer 11013 an.

Werden Sie Teil des Teams.

HIER online bewerben

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Nähere Informationen:

Interessiert? – Wir auch. 

Gern möchten wir Sie kennenlernen! 

Ihr Kontakt bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle ist: Christoph Karius, Tel.: 0431 901-3069.

Zuständig im Team Personalgewinnung ist: Jette Schubert, Tel.: 0431 901-5191.

www.kiel.de

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