Assistent*in der Amtsleitung

Art:
Voll- und Teilzeit
Bewerbungsfrist:
14.12.2025
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ort:

Landeshauptstadt Kiel

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

EG 8 TVöD bzw. A 8 SHBesG

Stellenbeschreibung:

Kieler Personal- und Organisationsamt sucht frische Köpfe

Starten Sie bei uns als

Assistent*in der Amtsleitung

(Eingruppierung nach EG 8 TVöD bzw. A 8 SHBesG)

und unterstützen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz unbefristet in Voll- oder Teilzeit.

Was zu tun ist

Mit der Gewinnung, Auswahl, Einstellung und Begleitung der derzeit 7.000 Beschäftigten der Kieler Stadtverwaltung hat das Personal- und Organisationsamt eine zentrale Bedeutung für die Funktionsfähigkeit der Kieler Verwaltung und damit für die Bürger*innen Kiels. Außerdem erbringt das Personal- und Organisationsamt weitere zentrale Services zur Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeiter*innen, mit dem Ziel die Effizienz der Verwaltung permanent zu verbessern.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

  • Assistenz der Amtsleitung, z.B.
    • Terminkoordination
    • Sicherstellen der telefonischen und digitalen Erreichbarkeit der Amtsleitung
  • Steuerungsunterstützung
    • Tätigkeiten zur Entscheidungsunterstützung bei der Unternehmens- und Strategieentwicklung (z. B. KPI-Tracking, Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen)
    • Nutzung von Business-Intelligence-Tools, um Reports oder Analysen für die Amtsleitung vorzubereiten
    • Vor- und Nachbereitung von Führungskräfte-Meetings, inklusive Follow-up-Steuerung
    • Erstellung, Vorbereitung oder Zusammenstellung von Präsentationsunterlagen mit Powerpoint oder Canva
  • Schnittstellenfunktion und interne Kommunikation, z.B.
    • Förderung einer aktiven Vernetzung innerhalb der Organisation: Sicherstellen des Informationsflusses zwischen Führung, Teams und Abteilungen
    • Gestaltung interner Kommunikationsformate (z. B. Amts-Newsletter, Townhalls, Intranet-Beiträge)
  • Projekte, Corporate Design & Wohlfühlkultur, z.B.
    • Begleitung von amtsinternen Projekten von der Amtsleitung oder aus der Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz
    • Monitoring von Projektfortschritt, Budget und Ressourcen
    • Sicherstellen eines einheitlichen Corporate Designs im gesamten Haus
    • Initiierung von Mitarbeiterevents, Teamtagen oder kleinen Alltagsmomenten (z. B. Geburtstagskultur, Pausenaktionen, Dankesrituale)
  • Spezialaufgaben, z.B.
    • Verwaltung des Fortbildungsbudgets des Amtes
    • Vorbereitung, Verwaltung und Weiterleitung von Sitzungsunterlagen (Infosystem der Kommunalpolitik)
    • Zentrale Arbeitszeiterfassung (Ansprechperson für Fragen rund um die Arbeitszeiterfassung/Urlaubsansprüche/Arbeitszeitregelungen)

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Ausbildung. Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen Bereich
  • oder Laufbahnprüfung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe eins, Fachrichtung Allgemeine Dienste 
  • oder abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellte*n
  • oder abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I
weitere Voraussetzungen:
  • Erfahrung. Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung auf Grundlage der geforderten Vor- und Ausbildung
  • Fachlichkeit. Kenntnisse im Bereich Kennzahlen, Budgetsteuerung und Forecasting.

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie sind freundlich und serviceorientiert, haben Spaß an neuen Aufgaben und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen. Sie haben ein Organisationstalent, sind diskret und kommunikationsstark. Sollte es einmal zu Konfliktsituationen kommen, gehen Sie gelassen damit um und reagieren angemessen. Sie arbeiten selbständig, strukturiert und zuverlässig. 

Wir Bieten:
  • Flexibilität. Gleitzeit, Teilzeitarbeit und Home-Office
  • Mobilitätsförderung. Zuschuss für Fahrräder, E-Bikes, Job- oder Deutschlandticket
  • Betriebliche Gesundheitsförderung. Beteiligung an Hansefit-Beiträgen sowie weitere externe und interne Sport- und Fitnessangebote
  • Vielfalt. Safe-Space für eine vielfältige, inklusive Belegschaft
  • Sinnstiftende Aufgabe. Aktive Mitarbeit an der Gestaltung einer lebenswerten Gegenwart und Zukunft für alle Kieler*innen
Besonderheiten:

Gut zu wissen

Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung und der Arbeitsplatzteilung.

Wir setzen uns aktiv für die Förderung von Frauen im Beruf ein und freuen uns besonders über ihre Bewerbungen. Gleiches gilt für Menschen mit Behinderungen – wir treffen angemessene Vorkehrungen, um die volle und wirksame Teilhabe am Berufsleben gleichberechtigt sicherzustellen. Auch Vielfalt ist uns ein großes Anliegen. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen verschiedenster Biographien. Ansprechpartner*innen zu diesen Themen finden Sie auf www.kiel.de/grundsätze. 

Gewünschte Bewerbungsform:

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 14.Dezember 2025 die Referenznummer 00171 an und fügen Sie ein Anschreiben, einen aktuellen Lebenslauf sowie relevante Arbeits- und Abschlusszeugnisse bei.

HIER ONLINE BEWERBEN

Werden Sie Teil des Teams.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Nähere Informationen:

Interessiert? – Wir auch. 

Gern möchten wir Sie kennenlernen!

Bei fachlichen Fragen zur Stelle steht Ihnen Hark Eitel, Tel.: 0431 901-2230 zur Verfügung.

Bei Fragen zum Auswahlverfahren hilft Ihnen Julia Holborn, Tel.: 0431 901-5294 weiter.

www.kiel.de

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