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Büromanager*in / Assistenz der Landrätin

Art:
Vollzeit
Bewerbungsfrist:
10.10.2022
Ort:

Kreis Pinneberg

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

bis zu EG 9c TVöD / A10

Stellenbeschreibung:

Büromanager*in / Assistenz der Landrätin

Willkommen im einwohnerstärksten Kreis Schleswig-Holsteins. Mit rund 1.200 Beschäftigten engagieren wir uns in unterschiedlichen Fachgebieten für das Wohl von ca. 317.000 Menschen - individuell, freundlich und verbindlich.
 
Das Büro der Landrätin ist verantwortlich für die Unterstützung der Landrätin bei der Leitung der Kreisverwaltung nach innen und außen. Sie sorgen für den reibungslosen Tagesablauf der Landrätin. Dazu gehört es, Termine und Sitzungen vor- und nachzubereiten, Themen in enger Abstimmung mit der Referentin der Landrätin zu koordinieren und auch eigenständig zu recherchieren. Sie arbeiten Hand in Hand mit der Assistenz der Landrätin zusammen. Der Arbeitsalltag ist abwechslungsreich und anspruchsvoll.
 
Das sind Ihre Aufgaben: 

  • Unterstützen der Landrätin im täglichen Geschäftsablauf mit Verantwortung für das operative Büromanagement
  • Sichten und Vor-Priorisieren von an die Landrätin herangetragenen Sachverhalten
  • Unterstützen bei der Organisation von repräsentativen Terminen und Veranstaltungen
  • Organisieren des E-Mail-Postfaches sowie der Brief-Eingänge einschließlich Nachhalten; Aufgaben- und Wiedervorlagemanagement
  • Organisieren und inhaltliches Mitwirken sowie Übernehmen der fachlichen Verantwortung für Digitalisierungsprojekte im Büro der Landrätin
  • Vor- und Nachbereiten von Gremienterminen der Landrätin, sowie eigenständiges Erstellen von Präsentationen
  • Recherchieren und Auswerten von Daten und Zusammenstellen von Hintergrundinformationen zur allgemeinen Vorbereitung von Terminen
  • Fertigen von Aktenvermerken einschließlich inhaltlicher Bewertung, Zusammenfassen von Sachverhalten und Priorisieren

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Bachelor in Public Administration, Arbeits- und Organisationspsychologie oder vergleichbare Qualifikationen
weitere Voraussetzungen:
  • Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sind wünschenswert
  • Fundierte Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften
  • Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsgeschick und Engagement sowie vorausschauendem und ganzheitlichem Denken
  • Professioneller und versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen insbesondere MS Outlook, Word, Excel, Powerpoint
  • Empathischen und strukturierten Umgang mit allen in- und externen Akteuren
  • Sehr gute Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten
  • Kooperations- und Kompromissfähigkeit
  • Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Eine hohe Belastbarkeit und teamorientiertes Handeln
  • Kenntnisse und Aufgeschlossenheit im Umgang mit DMS-Systemen
Wir Bieten:

Darauf können Sie sich freuen: 

  • Auf eine unbefristete Stelle in Vollzeit (39 Stunden / Woche) und bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis zu EG 9c TVöD / A10
  • Eine tarifliche Jahressonderzahlung und ein jährliches Leistungsentgelt sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  • Flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub pro Jahr
  • Ein großes Angebot in- und externer Fortbildungen
  • Vielfältige Angebote unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements
  • Eine große Anzahl an Betriebssportmöglichkeiten und unser Firmenfitnessprogramm in Zusammenarbeit mit qualitrain
  • Beteiligung an Ihren Fahrtkosten im Rahmen eines HVV ProfiTickets
  • Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
Besonderheiten:

Wir freuen uns über Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts, um in den Teams ein ausgewogenes Verhältnis zu haben. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt.

Gewünschte Bewerbungsform:

Neugierig geworden?

Dann sind wir schon gespannt auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, die Sie bitte bis zum  10.10.2022 im Internet unter Aktuelle Stellenangebote über unser Online-Bewerberportal einstellen.

Nähere Informationen:

Für Rückfragen zum Aufgabengebiet und zu den Anforderungen des Arbeitsplatzes steht Ihnen gern Frau Silke Linne unter Telefon (04121) 4502 4403  zur Verfügung. Ihr Ansprechpartner zum laufenden Auswahlverfahren ist Herr Jens Matthias Voß, Telefon (04121) 4502 1159.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

www.kreis-pinneberg.de