Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Art:
Voll- und Teilzeit
Bewerbungsfrist:
13.07.2025
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt 
Ort:

IT-Verbund Stormarn

Befristung:
Unbefristet
Entgeltgruppe:

EG 8 TVöD

Stellenbeschreibung:

Willkommen beim IT-Verbund Stormarn, dem Full-Service-IT-Dienstleister für den Kreis Stormarn, die Städte Reinbek, Bad Oldesloe, Bargteheide und Reinfeld sowie die Ämter Bargteheide-Land und Bad Oldesloe-Land. Wir sind eine noch junge und agile Organisation, die sich ständig weiterentwickelt und wächst.

Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Beschäftigung in Voll- oder Teilzeit mit Arbeitsort Reinfeld (Holstein) als

Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

  • E-Mail-, Telefon- und Postmanagement: Verwaltung und Priorisierung eingehender Anrufe, Briefe und E-Mails, Entscheidung über direkte Vorlage oder Umverteilung
  • Informationsaufbereitung: inhaltliche und fachliche Vorbereitung von Vorgängen für den Vorstand, Informationsbeschaffung, -aufbereitung und rechtzeitige Bereitstellung für Vorstand, Fachbereiche und Gremien
  • Schnittstellenfunktion: Koordination zwischen Vorstand und Fachbereichen der Organisation, Steuerung interner Kommunikationsabläufe und Projekte
  • Externe Kommunikation: eigenständige Beantwortung externer Anfragen, Berücksichtigung und Abwägung politischer Interessenlagen
  • Terminmanagement: Planung, Organisation und Koordination von Terminen und Geschäftsreisen des Vorstands, Erstellung und Pflege von Terminplänen und Wiedervorlagen
  • Sitzungsvorbereitung: Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Sitzungen und Entscheidungsprozesse
  • Meeting- und Veranstaltungsorganisation: Organisation von in- und externen Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen
  • Nachbereitung und Dokumentation: Protokollführung sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben (To-do-Listen)
  • Kommunikationssicherung: Sicherstellung einer effizienten Kommunikation zwischen dem Vorstand und in- sowie externen Stakeholdern
  • Budgetverwaltung: Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Budget und Reisekosten
  • Projektassistenz: Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben nach Bedarf

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung mit einschlägiger Berufspraxis
Sprachkenntnisse:
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
weitere Voraussetzungen:

Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position

  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Erfahrung in der Terminplanung, Veranstaltungsorganisation und Bürokommunikation
  • Diskretion und Erfahrung im Umgang mit sensiblen Informationen
  • Eigenständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke und Organisationstalent
  • Sehr gute analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz
Wir Bieten:
  • Vergütung nach EG 8 TVöD, darüber hinaus die im öffentlichen Dienst üblichen Zusatzleistungen
  • Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitmodell – Möglichkeit zum Freizeitausgleich
  • 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend und Silvester frei
  • Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit Altersvorsorge
  • Familienunterstützung durch ergänzendes Betreuungsangebot
  • Zusätzliche Unterstützungsangebote für herausfordernde Lebenssituationen
  • Moderne und ergonomische Arbeitsplätze (auch für das Homeoffice)
  • Weiterbildungen (zum Teil mit Zertifikaten), Trainings und Workshops
  • Betriebssport- und Fitnessangebote
  • Kostenlose Parkplätze direkt vor dem Gebäude
  • Optimale Erreichbarkeit durch ÖPNV und Autobahnanbindung
  • hvv-ProfiTicket als Jobticket Premium (einschl. Deutschlandticket); NAH.SH-Jobticket/Deutschland-Jobticket
  • Vergünstigungen durch Mitarbeitervorteile bei verschiedenen Händlern
Besonderheiten:

Dem IT-Verbund Stormarn ist eine vielfältige Personalzusammensetzung sehr wichtig. Wir freuen uns deshalb über Bewerbungen unabhängig von der ethnischen Herkunft sowie von Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Gewünschte Bewerbungsform:

Bitte senden Sie uns Ihre vollständige und aussagekräftige Bewerbung bis zum 13.07.2025 (Eingangsdatum) unter Angabe der Kennziffer „ITV-002“ per E-Mail, in einer einzigen PDF-Datei, an: bewerbung@itv-stormarn.de

Die Vorstellungsgespräche sind am 24.07.2025 an unserem Standort Reinfeld, An der Autobahn 12, 23858 Reinfeld, geplant.

Nähere Informationen:

Für Ihre Fragen zum Aufgabengebiet oder zu den Anforderungen an die Stelle steht Ihnen Frau Dogan, Tel.: 04531/160 3115, gerne zur Verfügung.

Ganz schön vielseitig:

www.itv-stormarn.de

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