Sachbearbeiter:in Ausländerbehörde/ Registratur
- Art:
- Voll- und Teilzeit
- Bewerbungsfrist:
- 02.07.2025
- Beginn:
- zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Befristung:
- unbefristet
- Entgeltgruppe:
EG 3 TVöD
- Stellenbeschreibung:
Wir suchen für unseren Bereich Ordnungsamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt mehrere
Sachbearbeiter:innen Ausländerbehörde/ Registratur
Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 WoStd.) und mehrere befristete Teilzeitstellen (bis max. 15 WoStd.).
Das Aufgabengebiet umfasst für die unbefristete Vollzeitstelle:
- Postbearbeitung der Abteilung Ausländerbehörde inkl. der elektronisch eingehenden Post
- Vertretung im Bedarfsfall in der Poststelle des Ordnungsamtes
- Allgemeine Registraturtätigkeiten (Ablage von Schriftstücken, Aktenverwaltung, Anlegen von Akten, Archivierung von Akten unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen)
- Bearbeitung von Aktenanforderungen bzw. –abgaben an interne und externe Stellen (z.B. andere ABH, Gerichte oder Dritten wie Rechtsbeistände) inkl. der dazugehörigen Arbeiten (scannen, paginieren, Versand)
- Erfassung von Daten in der Fachsoftware
- Übernahme von organisatorischen Aufgaben der Abteilung
- Materialverwaltung für die Ausländerbehörde
Das Aufgabengebiet umfasst für die befristeten Teilzeitstellen:
- Allgemeine Registraturtätigkeiten
- Ablage von Schriftstücken
- Vorbereitung und Aufbereitung des Aktenbestands zur Digitalisierung
Ihre Voraussetzungen:
- Abschluss:
- möglichst eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im Bürobereich
- weitere Voraussetzungen:
- idealerweise Kenntnisse in der Aktenverwaltung und Aktenführung
- möglichst Erfahrung in Verwaltungs- oder Bürotätigkeiten, insbesondere in einer Registratur
- idealerweise Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- sichere Deutschkenntnisse
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Motivation, Engagement sowie Zuverlässigkeit und Sorgfalt auch bei starkem Arbeitsanfall
- gute EDV-Grundkenntnisse und idealerweise auch in den Fachverfahren bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
- selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten bei gleichzeitiger Teamarbeit
- organisatorische Fähigkeiten und Belastbarkeit auch bei starkem Arbeitsanfall
Es steht kein fester Arbeitsplatz zur Verfügung. Da die Arbeiten auch im Stehen zu erledigen sind, muss eine uneingeschränkte körperliche Belastbarkeit gegeben sein. In Zusammenhang mit der Einführung der E-Akte sind organisatorische Veränderungen sowie im Aufgabenzuschnitt möglich.
- Wir Bieten:
- Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
- Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
- Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
- Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
- Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie einen Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt
Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer durchschnittlichen regelmäßigen Wochenarbeitszeit von 39 Stunden.
Ferner stehen mehrere befristeteTeilzeitstellen mit Stundenanteilen von bis zu 15 WoStd. zur Verfügung. Die Stellen sind bis zum 31.12.2025 befristet. Individuelle Zeiteinteilung innerhalb der flexiblen Arbeitszeiten mit bis zu 15 WoStd..
Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, welche Stelle für Sie in Betracht kommt. Die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG 3 TVöD.
- Besonderheiten:
Die Hansestadt Lübeck verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern auf der Grundlage des Frauenförderplans. Da die Hansestadt Lübeck eine Erhöhung des Frauenanteils anstrebt, werden qualifizierte Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.
Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
- Gewünschte Bewerbungsform:
Bitte bewerben Sie sich bis zum 02. Juli 2025 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/jobs) unter der Kennziffer K 046 / 2025.
Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.
Die Vorstellungsgespräche sollen am 21. Juli und 24. Juli (jeweilis vormittags) stattfinden.
- Nähere Informationen:
Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Krawetzke, Telefon 0451 / 122 ‑ 3219, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Herr Wulf, Telefon 0451 / 122 ‑ 1179, zur Verfügung.