Assistenz Stadtpräsident:in

Art:
Voll- und Teilzeit
Bewerbungsfrist:
05.11.2026
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ort:

Hansestadt Lübeck

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

EG 9a TVöD

Stellenbeschreibung:

Wir suchen für unseren Bereich Büro der Bürgerschaft zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz Stadtpräsident:in (EG 9a TVöD)

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen

  • die Terminkoordinierung für den Stadtpräsidenten und Vertreter:innen inkl. der Buchung von
    Dienstwagenfahrten nach Abstimmung mit dem Büro des Bürgermeisters
  • die Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit und Repräsentation (z.B. Organisation von Veranstaltungen und Empfängen)
  • die Vorbereitung von Grußworten, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben
  • die Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen
  • die Mithilfe bei der Pflege und Fortentwicklung des Fachverfahrens Allris Ratsinformationssystem (Administrator:in / Key-User:in) einschließlich der Verantwortung für die Stammdatenpflege Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder
  • weitere Aufgaben als Medientechnikbeauftragte:r, IT-Beauftragte:r
  • die Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung der Sitzungen der Bürgerschaft, u.a. Vorbereitung und Betreuung der Medientechnik während der Sitzungen der Bürgerschaft
  • die Bearbeitung des Postein- und –ausgangs
  • die Vertretung bei Abwesenheit, z.B. die Bearbeitung und Prüfung von finanziellen Zuwendungen an die Fraktionen, Bürgerschafts- und Ausschussmitglieder

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • die abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung 
    alternativ
  • die abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation
weitere Voraussetzungen:
  • wünschenswerterweise Erfahrungen und Fachkentnisse in Vorzimmer- und/ oder Assistenztätigkeiten bzw. Sekretariatstätigkeiten vorzugsweise aufgrund von nachgewiesener Berufserfahrung
  • idealerweise Erfahrung in der Betreuung von Medientechnik
  • eine stark ausgeprägte Organisationskompetenz sowie selbstständiges Arbeiten
  • ein hohes Maß an Kund:innenorientierung und ein deutliches Interesse an kommunalpolitischen Themen und im Umgang mit dem politischen Ehrenamt
  • ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten -mündlich und schriftlich- und einen freundlichen, souveränen und sensiblen Umgang mit unterschiedlichen Personen
  • ein sicheres, gepflegtes und gewandtes Auftreten
  • EDV-Kenntnisse (MS Office Paket) sowie Interesse und/ oder Kenntnisse im Umgang mit Medientechnik und im Fachverfahren Allris sowie deren stetigen Fortentwicklung
Wir Bieten:
  • Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
  • Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
  • Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
  • Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
  • Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing,
  • Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie ein Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt

Die durchschnittliche regelmäßige Wochen­arbeitszeit beträgt 39 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG9a TVöD. Die entsprechende Entgelttabelle finden Sie bei unseren FAQs. 

Teilzeitarbeitsmodelle sind ggf. nach Absprache möglich.

Besonderheiten:

Die Hansestadt Lübeck steht auch bei der Personalgewinnung für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung.

Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.

Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellen­besetzung berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Gewünschte Bewerbungsform:

Bitte bewerben Sie sich bis zum 05. November 2026 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/jobs) unter der Vakanz-ID 3688.   

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 10. Dezember 2026 statt.

Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.

Nähere Informationen:

Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Markmann, Telefon 0451 / 122 ‑ 1008, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Sievers, Telefon 0451 / 122 ‑ 1148 zur Verfügung.

www.luebeck.de/jobs

zurück zur Übersicht