Assistenz der Fachbereichsleitung

Art:
Voll- und Teilzeit
Bewerbungsfrist:
22.03.2026
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunk
Ort:

Hansestadt Lübeck

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

EG9a TVöD

Stellenbeschreibung:

Wir suchen für unsere Fachbereichsleitung des Fachbereichs Wirtschaft und Soziales zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Fachbereichsleitung (EG9a TVöD)

Es handelt sich um eine besondere Vertrauensstellung, bei der neben repräsentativen Aufgaben wie Terminkoordination und Empfang von Gästen für die Fachbereichsleitung (z.T. auch in englischer Sprache) im Wesentlichen folgende Aufgaben zu erledigen sind:

  • Vorprüfung und Auswertung der Korrespondenz der Fachbereichsleitung inkl. Schriftverkehr, Ablage und Registratur sowie Telefonannahme für die Fachbereichsleitung
  • Terminüberwachung, -koordination und inhaltliche Vorbereitung der Termine sowie Koordination mehrtägiger Termine/ Dienstreisen
  • selbständige Erarbeitung von fachbereichsrelevantem Informationsmaterial und generelle Information der Fachbereichsleitung
  • Vorbereitung von Grußworten, Reden und Dankesschreiben
  • Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit der Fachbereichsleitung
  • Sitzungsvor-/nachbereitung
  • Sonderaufgaben der Fachbereichsleitung

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung oder eine vergleichbare Ausbildung
  • oder eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Kauffrau /-mann für Büromanagement (oder Vorgängerberufe) mit nachgewiesener mindestens mehrjähriger Berufserfahrung (möglichst als Assistent:in, idealerweise als Assistent:in der Geschäftsführung)
Sprachkenntnisse:
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (vergleichbar GER-Niveau B2)
weitere Voraussetzungen:
  • nachgewiesene mindestens mehrjährige Berufserfahrung (idealerweise auf einer vergleichbaren Position)
  • eine engagierte und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent
  • ein gutes Urteilsvermögen, Entscheidungsbereitschaft und Durchsetzungsvermögen sowie Verschwiegenheit
  • ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, den Überblick zu behalten
  • ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten – mündlich und schriftlich – auch bei schwierigen Themen
  • ein Freundlicher, souveräner und sensibler Umgang mit unterschiedlichen Personen
  • Kollegialität und Zuverlässigkeit
  • ein sicherer Umgang mit den EDV Anwendungen MS-Office und idealerweise MACH und Allris oder die Bereitschaft sich diese Kenntnisse anzueignen
Wir Bieten:
  • Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
  • Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
  • Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
  • Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
  • Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing,
  • Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie ein Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt

Die durchschnittliche regelmäßige Wochen­arbeitszeit beträgt 39 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG9a TVöD. Die entsprechende Entgelttabelle finden Sie bei unseren FAQs. 

Gerne können sich auch Beamt:innen bewerben. Bei einem Zuschlag ist die Bewertung der Aufgaben erforderlich. Die gesetzlichen Vorschriften (z.B. zum Laufbahnrecht und zur Stellenrelation) sind zu beachten.

Teilzeitarbeitsmodelle sind ggf. nach Absprache möglich.

Besonderheiten:

Die Hansestadt Lübeck steht auch bei der Personalgewinnung für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung.
In diesem Aufgabengebiet strebt die Hansestadt Lübeck eine Erhöhung des Frauenanteils an, deshalb werden qualifizierte Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.

Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellen­besetzung berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Gewünschte Bewerbungsform:

Bitte bewerben Sie sich bis zum 22. März 2026 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/jobs) unter der Vakanz-ID 3191.

Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.

Nähere Informationen:

Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Steinrücke, Telefon 0451 / 122 ‑ 2000 oder Frau Anton, Telefon 0451 / 122 ‑ 1453, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Kleinstoll, Telefon 0451 / 122 ‑ 1962 zur Verfügung.

www.luebeck.de/jobs

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