Verwaltungskraft (m/w/d) für die Stabsstelle WiMiZ

Art:
Teilzeit
Bewerbungsfrist:
22.06.2025
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ort:

Flensburg

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

BesGr. A 11 SHBesO/EG 9c TVöD 

Stellenbeschreibung:

In der Stabsstelle Wirtschaft, Marketing und Internationale Zusammenarbeit ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungskraft (m/w/d)

mit 19,5 Wochenstunden in der BesGr. A 11 SHBesO/EG 9c TVöD unbefristet zu besetzen.

Die Stabsstelle Wirtschaft, Marketing und Internationale Zusammenarbeit ist das kreative Zentrum der Flensburger Stadtverwaltung. Neben Aufgaben in der Mediengestaltung, des Innenstadtmanagements und des Marketings hat die Stabsstelle die Kernaufgabe der Wirtschaftskoordination. Sie ist Ansprechpartnerin für Unternehmen, innerstädtische Akteure und Verwaltungsmitarbeitende zugleich. Wir suchen für unser Team eine Verwaltungskraft, die sich um die zentralen Themen wie Haushalt, Personal und Projektunterstützung kümmert.

Ihre Aufgaben:

  • Personal & Organisation
    • Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten
    • Personalkostencontrolling
    • Führen des Stellenplans zum entsprechenden Haushaltsprodukt
    • Erstellen und Aktualisieren der Arbeitsplatzbeschreibungen
    • Unterstützung der Stabsstelle beim Aufbau digitaler Strukturen
    • Koordination und Entwicklung der Stabsstelle bzgl. der Aufbau- und Ablauforganisation
    • Aktualisierung der relevanten Dienstanweisungen aus dem Bereich der Stabsstelle
    • Unterstützung der Stabsstellenleitung bei Projekten
    • Bereitstellung von Vorlagen für die Fachausschüsse im SD-Net (Ratsinformationssystem)
    • selbstständige organisatorische und administrative Vorbereitung und Begleitung von Terminen und Gesprächen
    • Betreuung und Ansprechperson für das Vertragsmanagement in der Stabsstelle
    • allgemeine Verwaltungsangelegenheiten
  • Finanzen & Haushalt
    • Koordinierung der Haushaltsplanung
    • Planung, Verwaltung und Controlling des Stabsstellenbudgets
    • Begleitung und Vertretung der Stabsstelle in den Bereichen Digitalisierung in den entsprechenden Projekt- und Steuerungsgruppen, Projektmanagement
    • Beratung und Unterstützung der Stabsstelle bei der Haushaltsausführung
    • Erstellung von Ergebnis- /Produktberichten
    • Bearbeitung der Geschäftsbuchhaltung
    • Erstellung von Jahresabschlüssen und Zwischenberichten
    • Bearbeitung von Haushaltsrechtlichen Grundsatzfragen
    • Bearbeitung der Verwaltungskostenerstattungen
    • Verwendungsnachweise und Abrechnungen im Rahmen von eingeworbenen Fördermitteln
    • Geschäftsführung des Wirtschaftsbeirates
    • Erstellung und Abstimmung der Tagesordnungen
    • Koordination und Dokumentation der Sitzungen
    • Ansprechperson für die Politik in Sachen Wirtschaftsbeirat

Die Aufgabenerfüllung erfolgt in vertrauensvoller Zusammenarbeit mit der Leitung der Stabsstelle und ihrer Vertretung.

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • abgeschlossenes Studium der Fachrichtung Allgemeine Verwaltung/Public Administration (Bachelor/Diplom) oder
  • abgeschlossener Aufstieg in die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt Fachrichtung Allgemeine Verwaltung oder
  • abgeschlossene 2. Angestelltenprüfung

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich.

weitere Voraussetzungen:
  • Bereitschaft zum teamorientierten Arbeiten
  • Eigeninitiative
  • Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
  • Kommunikations- und Konfliktfähigkeit, verbunden mit ausgeprägter sozialer Kompetenz
  • Bereitschaft zur teilweisen flexiblen Gestaltung der Dienstzeit (Teilnahme an Ausschusssitzungen, Wirtschaftsbeirat)
  • Sicherheit im Umgang mit Office-Programmen insbesondere Excel
  • digitale Kompetenz
  • sichere Kenntnisse im Umgang mit H&H, DMS enaio und SD-Net (Ratsinformationssystem) bzw. die Bereitschaft, sich darin einzuarbeiten

Berufserfahrung, idealerweise in einer Kommunalverwaltung sowie Kenntnisse im Verwaltungs- und Kommunalrecht sind wünschenswert.

Wir Bieten:
  • vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
  • Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA) bzw. nach dem Schleswig-Holsteinischen Besoldungsgesetz
  • Übernahme der Entgeltstufe bei einem direkten Wechsel des Arbeitgebers aus dem öffentlichen Dienst
  • jährliche Sonderzahlungen
  • betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes
  • Fort- und Weiterbildungsangebote sowie betriebliches Gesundheitsmanagement
  • NAH.SH-Jobticket oder Fahrradleasing
  • Arbeitsplatz mit direkter Innenstadtlage und guter Verkehrsanbindung
  • flexible und familienfreundliche Gleitzeitregelungen
Besonderheiten:

Der Stadt Flensburg ist es ein wichtiges Anliegen, sich interkulturell zu öffnen. Deshalb begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Gewünschte Bewerbungsform:

Ihre aussagekräftige Bewerbung richten Sie bitte bis zum 22.06.2025 unter Angabe des Kennworts J23 per E-Mail im PDF-Format an personalabteilung@flensburg.de. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir keine Eingangsbestätigungen versenden.

Im Bewerbungsschreiben stellen Sie bitte umfassend dar, aus welchen Gründen Sie sich für die Stelle interessieren (Motivation) und schildern Sie prägnant Ihre Stärken und Kompetenzen. Dabei nehmen Sie bitte Bezug auf das o. g. Aufgaben- und Anforderungsprofil.

Die Personalauswahl ist ca. vier Wochen nach Ausschreibungsende in Form eines Vorstellungsgesprächs vorgesehen.

Stadt Flensburg - Der Oberbürgermeister
FB Zentrale Dienste/Personal, 24931 Flensburg
personalabteilung@flensburg.de 

Nähere Informationen:

unter www.karriere.flensburg.de

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Sönke Krüger, Leitung der Stabsstelle (krueger.soenke@flensburg.de oder Janina Schirbel (Tel. 0461/85-4541 oder schirbel.janina@flensburg.de) gerne zur Verfügung.

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