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Verwaltungsangestellte (m/w/d) für die Volkshochschule

Art:
Vollzeit
Bewerbungsfrist:
05.02.2023
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ort:

Flensburg

Befristung:
befristet bis 31.12.2023
Entgeltgruppe:

6 TVöD

Stellenbeschreibung:

Bei der Stadt Flensburg ist im Fachbereich Bildung, Sport, Kultureinrichtungen in der Abteilung Volkshochschule zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Vollzeitstelle einer/s

Verwaltungsangestellten (m/w/d)

nach EG 6 TVöD befristet bis 31.12.2023 im Rahmen einer Vertretung zu besetzen. Eine Perspektive für eine längerfristige Beschäftigung ist nicht ausgeschlossen.

Eine Besetzung mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames, den Anforderungen des Arbeitsplatzes entsprechendes Arbeitszeitmodell gefunden werden kann.

Ihre Aufgaben:

Den Schwerpunkt bildet die Betreuung und Verwaltung des Kursgeschäfts im Programmbereich EDV und Multimedia. Weitere Programmbereiche werden flexibel in Vertretung betreut. 

Diese Tätigkeit umfasst im Wesentlichen die folgenden Aufgaben:

  • Entgegennahme, Eingabe und Bearbeitung von persönlichen Kursanmeldungen, Anmeldungen per Post und über das Internet
  • Überwachung von Terminen und Belegungen
  • Entgeltabwicklung mit Ermäßigungen, Rechnungsstellung und Mahnwesen auf privatrechtlicher Basis
  • Betreuung von Dozentinnen/Dozenten (z.B. Information über organisatorische Abläufe, Berechnung und Freigabe der Honorare)
  • Erstellen von Bescheinigungen für Teilnehmende und Dozentinnen/Dozenten
  • Abwicklung von Haushalts- und Kassenangelegenheiten
  • Erstellung von Auswertungen
  • Unterstützung bei der Programmplanung und –erstellung

Darüber hinaus gehören die Besetzung des Kundentresens sowie der Telefonzeiten während der Öffnungszeiten zum Tätigkeitsbereich.

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • abgeschlossene Berufsausbildung im öffentlichen Dienst als Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) oder
  • abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung oder
  • abgeschlossene vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung.

Bei ausländischen Berufsabschlüssen ist die Beifügung der Gleichwertigkeitsbescheinigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) erforderlich. 

weitere Voraussetzungen:

Um diese interessante und abwechslungsreichen Aufgaben mit vielen Kundenkontakten in einem kleinen Team in der Flensburg-Galerie erfüllen zu können, verfügen Sie idealerweise über:

  • Sicherheit im Umgang mit Word, Excel, Groupwise sowie H&H und die Bereitschaft, sich schnell in das VHS-Verwaltungsprogramm SQL-BASys einzuarbeiten
  • Erfahrung in der Verwaltungspraxis
  • Kundenfreundlichkeit
  • Lernbereitschaft

Erforderlich ist die Bereitschaft zur Leistung von Mehrarbeit außerhalb der normalen Arbeitszeit, insbesondere bei Veranstaltungen am Abend oder am Wochenende.

Die Wahrnehmung der Aufgabe erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der/dem zuständigen Pädagogin bzw. Pädagogen ganzheitlich für einen Programmbereich, im Bereich der Anmeldungen progammbereichsübergreifend. Teamfähigkeit, Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Entwicklungen und Veränderungen sowie eigenverantwortliches, flexibles und selbständiges Arbeiten werden erwartet. 

Geeignete Ausbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Qualifikation zu verbessern und die fachliche Kompetenz zu vertiefen.

Besonderheiten:

Der Stadt Flensburg ist es ein wichtiges Anliegen, sich interkulturell zu öffnen. Deshalb begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Gewünschte Bewerbungsform:

Aussagekräftige Bewerbung bitte unter Angabe des Kennworts K03 bevorzugt als PDF per E-Mail an:

personalabteilung@flensburg.de

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Eingangsbestätigung versenden.

Die Personalauswahl ist ca. vier Wochen nach Ausschreibungsende in Form eines Vorstellungsgesprächs vorgesehen.

Nähere Informationen:

unter www.karriere.flensburg.de

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Herr Mensing unter 0461/85-2168 gerne zur Verfügung.