Assistenz der Fachbereichsleitung (d/m/w)

Art:

Vollzeit

Bewerbungsfrist:

08.09.2025

Beginn:

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ort:

Eutin

Befristung:

unbefristet

Entgeltgruppe:

10 TVöD VKA

Stellenbeschreibung:

Die Stadt Eutin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Mitarbeiterin / einen Mitarbeiter als Assistenz der Fachbereichsleitung Bürgerservice, Bauen, Stadtentwicklung und Tourismus (d/m/w)

Das Ziel dieses Arbeitsplatzes ist es, mit einer umfassenden, eigenständigen und verantwortlichen Arbeitsweise die Fachbereichsleitung in allen administrativen, organisatorischen, konzeptionellen und koordinierenden Aufgaben zu unterstützen. Es soll ein aktiver Beitrag zur strategischen Entwicklung und Modernisierung des Fachbereiches durch eigene Analyse-, Steuerungs- und Projektverantwortung geleistet werden.

Welche Aufgaben erwarten Sie?

• Eigenständige Beschaffung, Analyse und umfassende fachliche Bewertung von Informationen zu sämtlichen Themenbereichen des Fachbereichs.
• Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen, Berichte und Präsentationen mit Empfehlungen für die Leitungsebene und Gremien.
• Laufende Beobachtung rechtlicher, fachlicher und struktureller Entwicklungen; Ableitung von Handlungsoptionen für die Fachbereichsleitung.
• Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung von Arbeitsprozessen.
• Initiierung und Steuerung eigener Projekte, ggf. Übernahme der Projektleitungsfunktion bei bereichsinternen oder bereichsübergreifenden Vorhaben.
• Analyse bestehender Prozesse, Erarbeitung und Präsentation von Verbesserungsvorschlägen vor Leitung und Team.
• Planung sowie Organisation und eigenständige Steuerung von Meetings, Veranstaltungen, Fachkonferenzen und Workshops, inklusive Repräsentation des Fachbereichs nach außen.
• Terminabstimmung, Koordination der Teilnehmenden, Erstellung und Versand von Einladungen sowie Dokumentation der Ergebnisse.
• Anbahnung, Pflege und Koordination von Kooperationen mit städtischen Gremien, Unternehmen, touristischen Akteuren und anderen Fachabteilungen.
• Organisation und Moderation von interdisziplinären Arbeitsgruppen, Projektteams und Fachbereichsrunden.
• Verantwortung für die Tagesordnung, Protokollführung, Aufbereitung und Versand von Unterlagen (außer Gremiensitzungen).
• Eigenständiges Management komplexer Projektpläne, Fristenüberwachung und selbstständiges Reporting an die Verwaltungsleitung.
• Risikomanagement, Entwicklung von Lösungsvorschlägen bei Problemen im Ablauf.
• Souveräne Vertretung des Fachbereichs in internen wie externen Arbeitskreisen, Bearbeitung komplexer Sachverhalte, auch in Konfliktsituationen.
• Entwurf, Abstimmung und Finalisierung von Schreiben und Vorlagen an Mitarbeiter und Fachdienstleitungen des Fachbereichs sowie Externe.
• Erstellung von Stellungnahmen und Empfehlungen zu komplexen Sachverhalten des Fachbereichs.
• Konzeption, Steuerung und inhaltliche Betreuung eigenständiger, ggf. fachdienstübergreifender Projekte.
• Fachliche Vorbereitung und Begleitung strategischer Entscheidungen und Mitwirkung bei der fachlichen Vertretung der Stadt nach außen.
• Fachliche Begleitung von Gesetzesänderungen und Mitwirken an rechtsicheren Stellungnahmen.
• Initiierung von Teilprojekten im Kontext Prozessinnovation und Veränderungsmanagement.
• Übernahme vertraulicher, strategisch wichtiger Sonderaufgaben nach Weisung der Fachbereichsleitung.