Assistenz für die Leitung des Fachbereichs Bauen und Umwelt (m/w/d)

Art:
Vollzeit
Bewerbungsfrist:
15.06.2025
Beginn:
ab dem 01.07.2025/ zum nächstmöglichen Zeitpunkt 
Ort:

Bad Oldesloe

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

EG 6 TVöD

Stellenbeschreibung:

Die Stadt Bad Oldesloe sucht Sie ab dem 01.07.2025/ zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Assistenz für die Leitung 
des Fachbereichs Bauen und Umwelt (m/w/d)

(Entgeltgruppe 6, Kennziffer IV.10.1)

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle. Diese kann bis mindestens Ende 2026 in Vollzeit besetzt werden. Ab 2027 steht mindestens ein Stellenanteil von 30 h/Woche weiterhin unbefristet zur Verfügung. Die Einrichtung einer unbefristeten Vollzeitstelle wird angestrebt.

Die Stelle ist organisatorisch dem Fachbereich IV – Bauen und Umwelt – zugeordnet. Der Schwerpunkt der Stelle liegt neben den allgemeinen Büro- und Assistenzaufgaben in der Sachbearbeitung im Sachbereich der Bauverwaltung. 

Wir bieten Ihnen somit einen vielfältigen, abwechslungsreichen Arbeitsplatz, welcher neben Struktur und Ordnung ebenso ein Talent für Planung, Organisation und Kommunikation erfordert. Wir freuen uns, wenn Sie Ihre Erfahrungen und Ideen zukünftig bei der Stadt Bad Oldesloe einbringen möchten!

Ihre Aufgaben u.a.:

Assistenz der Fachbereichsleitung (50%), u.a.

  • Assistenzaufgaben
  • Organisation von Terminen und Dienstreisen
  • Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, ggf. auch Protokollführung
  • Veranstaltungsorganisation: Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen (Räumlichkeiten, Gästebetreuungen)
  • Vorbereitende Korrespondenz, E-Mails sichten, vorsortieren/kategorisieren, bearbeiten und ggf. beantworten, Wiedervorlagen und Fristenüberwachungen
  • Bearbeitung von Schriftverkehr
  • Vorbereitung von Pressemitteilungen
  • Sichtung und Verteilung der Eingangspost im Fachbereich Bauen und Umwelt
  • Entlastung der Fachbereichsleitung von Routineaufgaben (z.B. Weitergabe von Aufträgen, kopieren, drucken, Ablagetätigkeiten)
  • Beschaffung und Aufbereitung von Informationen zu vorgegebenen Themen

Sachbearbeitung 

  • Zentrale Verwaltungstätigkeiten, u.a.
  • Schriftführung bei Submissionsverhandlungen in Vergabeverfahren
  • Beschaffungen und Ausgabe von Büromaterial, Fachliteratur innerhalb des Fachbereiches
  • Datenrecherche und –pflege
  • Vorbereitung, Kontierung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie Kontrolle und Überwachung wiederkehrender Zahlungen, unterstützend für die Gebäudewirtschaft
  • Unterstützung bei der Verwaltung von Verträgen mit externen Dienstleistern, Lieferanten und Partnern
  • Übernahme von Sonderaufgaben in der Bauverwaltung

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Als Vor- bzw. Ausbildung
  • eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder
  • die 1. Angestelltenprüfung oder
  • die Laufbahnprüfung für die Fachrichtung allgemeine Dienste, 1. Laufbahngruppe, 2. Einstiegsamt (ehemals Laufbahnbefähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst)

oder

  • eine abgeschlossene dreijährige, kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung, oder
  • eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten/ Sozialversicherungsfachangestellten/ Steuerfachangestellten 
weitere Voraussetzungen:
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, im Büromanagement oder im allgemeinen Verwaltungsbereich
  • Guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck deutschen Sprache (Niveau C1 GeR) sowie ein freundliches Auftreten
  • Bereitschaft zur Fortbildung in Bereichen der Kommunalverwaltung
  • Besondere Diskretion und Loyalität
  • Organisations- und Kommunikationstalent
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in den Microsoft Office-Anwendungen
  • Erfahrungen in der Kommunalverwaltung sind wünschenswert
Wir Bieten:
  • eine unbefristete Anstellung in Teilzeit, zeitweise sogar in Vollzeit
  • eine Vergütung nach EG 6 TVöD 
  • flexible Arbeitszeiten 
  • Homeoffice nach Absprache 
  • einen krisensicheren Arbeitsplatz
  • 30 Tage Urlaub
  • Heiligabend und Silvester dienstfrei
  • eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
  • gute Fortbildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten 
  • moderne Verwaltungsgebäude in zentraler Lage
  • einen technisch modern ausgestatteten und ergonomischen Arbeitsplatz
  • betriebliches Gesundheitsmanagement 
  • gemeinsame Veranstaltungen 
  • einen Willkommensordner, in dem alle wichtigen Informationen zu Ihrer Einstellung und Ihrem Arbeitsverhältnis zusammengefasst sind, um Ihren Einstieg so einfach wie nur möglich zu gestalten. 
Besonderheiten:

Die Stadt Bad Oldesloe möchte, dass sich die Menschen in unserer Stadt gleichermaßen respektiert und vertreten fühlen. Die Vielfalt unserer Gesellschaft sollte sich daher auch in unserer Stadtverwaltung widerspiegeln. Die Stadt Bad Oldesloe hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Berufsunterbrechungen aufgrund familiärer Tätigkeiten werden grundsätzlich nicht nachteilig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen erhalten selbstverständlich ebenfalls eine faire Chance und werden gemäß dem Sozialgesetzbuch IX bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung berücksichtigt. Auch freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. 

Gewünschte Bewerbungsform:

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Diese richten Sie bitte mit tabellarischem Lebenslauf und aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der genannten Kennziffer als zusammengefasste PDF-Datei bis zum 15.06.2025 an

bewerbung@badoldesloe.de

oder an:

Stadt Bad Oldesloe

Personal 

Markt 5

23843 Bad Oldesloe

Bitte beachten Sie, dass der Eingang Ihrer Bewerbungsunterlagen nicht gesondert bestätigt wird.

Wie geht es weiter?

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist werden wir die eingegangenen Bewerbungen auswerten und dann unaufgefordert wieder auf Sie zukommen. Die Bewerbungsgespräche, zu denen Sie ggf. gesondert eingeladen werden, werden voraussichtlich am 27.06.2025 stattfinden.

Nähere Informationen:

Für fachliche Fragen stehen Ihnen die Fachbereichsleitung Frau Obel sowie Sachbereichsleitung Frau Thomitzek unter der Telefonnummer 04531/ 504-400 bzw. – 419 gerne zur Verfügung. 

Bitte beachten Sie auch die Informationen zu unseren Leistungen, Personalentwicklung, Karriere, Datenschutz sowie dem Bewerbungsverfahren auf unserer Internetseite www.badoldesloe.de/karriere.

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