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Sachbearbeiter*in für den Verwaltungs- und Kundenservice im Fachdienst Familien- und Jugendhilfe

Art:

Vollzeit

Bewerbungsfrist:

10.05.2024

Beginn:

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ort:

Neumünster

Befristung:

unbefristet

Entgeltgruppe:

5 TVöD/VKA

Stellenbeschreibung:

Wir für alle – gemeinsam viel bewegen

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Fachdienst Familien- und Jugendhilfe eine*n

Sachbearbeiter*in für den Verwaltungs- und Kundenservice

Die Besetzung der Stelle erfolgt unbefristet in Vollzeit (39 Wochenstunden) mit der Entgeltgruppe 5 TVöD/VKA.

Der Fachdienst Familien- und Jugendhilfe bietet Beratung und Unterstützung für junge Menschen bis zur Vollendung des 21. Lebensjahres und deren Familien in Fragen der Erziehung, bei Trennung und Scheidung der Eltern, in krisenhaften Lebenssituationen sowie bei Fragen zum Kindesunterhalt und Sorgerecht an. Zu ihm gehören die Abteilungen der Bezirkssozialarbeit, des Pflegekinderdienstes, der kultursensiblen Jugendhilfe, der Intervention und Prävention/Jugendgerichtshilfe, Unterhalt, Amtsvormundschaften und der wirtschaftlichen Jugendhilfe.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

Verwaltungsservice für den Fachdienst Familien- und Jugendhilfe

Abwicklung von Kopieraufträgen
Software- und Statistikeingaben, z.B. JGH, Polizeiliche Wegweisungen, Staatsanwaltschaft
Arbeitsauflagen: Bei noch nicht bekannten Fällen (bis zu einer Höhe von 20 Arbeitsstunden) Statistik eintragen, Jugendliche und Einsatzstelle anschreiben, überwachen, nach Fristablauf das Amtsgericht anschreiben
Datenpflege im Fachverfahren LÄMMkom z.B. bei Änderungen von Personenstammdaten
Heraussuchen und Ablegen von Akten und einzelnen Urkunden im Archiv
Identifikation von zu löschenden und zu vernichtenden Vorgängen
Archivierung beendeter Fallakten und Pflege des Archivbestandes
Pflege des Sorgeregisters
Statistische Erfassung von U-Untersuchungen, bei bekannten Fällen Anschreiben für den Sachbearbeiter fertigen; bei nicht bekannten Fällen ggf. Eltern anschreiben und Durchführung überwachen
Telefonannahme für die Fachdienstleitung
Verwaltung des Posteinganges und des Postausganges
Führung und Weiterverarbeitung von Listen, z.B. Bereitschaftsdienstliste, Straßenliste, Buchstabenvertretungsliste, Abwesenheitsliste, Organigramm
Erfassung von Krank- und Gesundmeldungen sowie Pflege der Urlaubskartei für den gesamten Fachdienst
Pflege der Rufbereitschaftstasche
Annahme und Weitergabe von Aufträgen für Visitenkarten- und Kalenderbestellungen
Bestellung des Geschäftsmaterials
Vorbereitung von Besprechungen

Kundenservice

Entgegennahme und Verarbeitung von Informationen
Erteilung allgemeiner Auskünfte
Zuständigkeitsklärung für eingehende Anliegen
USB-Sticks von Trägern in LÄMMkom einlesen und den Fall zuordnen
Vorbereitung und Versendung von Elternbriefen
Gestaltung und Aktualisierung der Beschilderung im Fachdienst
Koordinierung der Aktion "Wunschstern"
Annehmen und Vermitteln eingehender Telefonate

Schreibtätigkeiten für den Fachdienst Familien- und Jugendhilfe

Abwicklung von Schreibaufträgen über Diktiergerät
Vorhaltung, Verwaltung und Weiterentwicklung von Standardschreiben
Drucksachen im Programm "Session" eingeben und verarbeiten
Bei Polizeimeldungen: Fertigung von Anschreiben für die Polizeidienststelle

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich

weitere Voraussetzungen:

Erfahrungen im Umgang mit Kund*innen sind wünschenswert
Verwaltungserfahrungen sind von Vorteil
EDV: Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook), Session, LÄMMkom, H&H bzw. die Bereitschaft, sich die entsprechenden Kenntnisse kurzfristig anzueignen
Sie sind ein Organisationstalent, verfügen über kommunikatives Geschick und behalten auch bei erhöhtem Arbeitsanfall den Überblick

Wir Bieten:

Kommen Sie in unsere Mitte!

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen
Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
Notfallbetreuung für Kinder
Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
Teilnahme am Fitnessprogramm „EGym/Wellpass“
Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket
Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2024" von Focus ausgezeichnet.

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

Besonderheiten:

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Gewünschte Bewerbungsform:

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen, die Sie uns bitte bis zum 10.05.2024 über unser Bewerbungsformular zukommen lassen.

Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden.

Nähere Informationen:

Haben Sie Fragen?

Frau Koslowski, Abteilungsleitung (Tel. 04321 - 942 2507), erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung.

Frau Grünberg, Fachdienst Personal (Tel. 04321 – 942 2131), erteilt Ihnen gern Informationen zum Stand der Stellenausschreibung.

www.neumuenster.de

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